Quando o trabalho não tem hora marcada

Na "empresa do WordPress", o trabalho é medido por tarefas cumpridas e não por horas dispensadas. É um modelo que rebate muitas convenções a que estamos habituados.

trabalho remoto distribuído
Ilustração de Ricardo Santos/Shifter

Não têm horas para entrar nem sair, as férias marcam-se com “bom senso” e a produtividade é medida por tarefas cumpridas em vez de tempo de trabalho. A Automattic, a principal empresa por detrás do WordPress, não tem um único escritório – todos trabalham à distância, ligadas pela internet. Miguel Fonseca e Jorge Costa são dois portugueses que integram a empresa. Encontrámo-los no início de Maio no Porto, em mais um encontro da comunidade WordPress organizado naquela cidade. Num intervalo entre um lançamento de mais uma actualização global ao WordPress, no qual precisaram de dar uma ajuda, e uma sessão de perguntas e respostas sobre o Gutenberg, interface que estão a desenvolver, trocaram dois dedos de conversa com o Shifter e explicaram o que é isso de trabalhar à distância.

Estamos habituados a um determinado conceito (ou preconceito) de trabalho: das 9 às 18 ou noutro horário fixo num local próprio, implicando uma deslocação – por vezes longa e cansativa. “Não tenho de ir especificamente para um escritório que existe num ponto definido. Posso escolher os sítios da minha cidade que sei que são bons para trabalhar e que estão mais ou menos a jeito, seja de transportes ou de bicicleta”, começa por comentar Miguel refutando desde logo esse conceito. “Tens a flexibilidade de gastar oito horas seguidas, mas se sentes que para ti é melhor trabalhar quatro horas, fazer uma pausa de três hora e depois trabalhar outras quatro, podes fazer isso. Se calhar, com esse descanso recarregas energia”, acrescenta Jorge.

A Automattic tem mais de 700 colaboradores espalhados por mais de 60 países, da Argentina ao Zimbabwe. Em 2017, decidiu fechar o escritório que tinha em São Francisco, EUA, e que era facultativo – quem quisesse podia trabalhar lá, mas também podia fazê-lo remotamente. Segundo Matt Mullenweg, fundador e CEO da Automattic, poucos apareciam naquele espaço na cidade californiana. “Umas cinco pessoas iam lá, aquilo tinha 1400 metros quadrados. Cada um ficava com cerca de 280 metros quadrados…”, comentou num podcast, na altura. Os escritórios da Automattic são onde os colaboradores quiserem, como se pode perceber pelas imagens partilhadas no blogue “Office Today”. A Automattic dá-lhes um plafond mensal de 250 euros para gastarem em espaços de co-working ou em Starbucks.

Flexibilidade horária e geográfica

Uma empresa remota ou distribuída (não é bem a mesma coisa, mas já lá vamos) quebra com várias convicções sobre como deve ser desenvolvido o trabalho, organizadas as equipas e gerido o tempo. É um modelo que tem vindo a ganhar popularidade nesta era digital, em que a Internet elimina barreiras geográficas e existem várias aplicações (Slack, Trello, Google Docs, etc) para colaborar à distância. A flexibilidade horária, a liberdade geográfica, a normalização dos acessos Wi-Fi gratuitos em cafés e espaços públicos, a existência de mais espaços de co-working e a abertura por parte de empresas mais tradicionais à contratação de freelancers são outros factores que justificam a crescente popularidade desta forma de trabalho.

Inúmeros trabalhos podem ser desempenhados à distância – cerca de metade das profissões que existem hoje, em áreas como informática, design, arquitectura, audiovisual, vendas, atendimento ao cliente… “Faz sentido obrigar uma pessoa a perder todos os dias horas no trânsito para usar aquele computador específico quando podia perfeitamente estar a usar um noutro lado?”, pergunta retoricamente Jorge. “Às vezes até levam o seu próprio computador mas têm de estar ali. Numa empresa distribuída como a Automattic, só tens de chegar ao sítio onde trabalhas melhor, seja a tua casa, uma esplanada ou outro local.”

Naturalmente existem aspectos menos positivos nesta questão do trabalho remoto ou distribuído, como uma maior mistura entre trabalho e vida pessoal ou o isolamento social. “Não tens alguém a quem dar uma palmadinha nas costas e fazer uma pergunta na hora. Ou quem se ria de uma piada”, exemplifica Jorge. Mas há soluções práticas, como auto-controlo ou encontros periódicos – mais ou menos formais. Quem trabalha à distância é mais feliz, mais produtivo e mais leal à organização, apontam alguns estudos. Em 2016, 43% dos trabalhadores norte-americanos trabalhavam pelo menos algumas vezes remotamente; a percentagem de pessoas a desempenhar pelo menos 80% da sua profissão fora do escritório subiu para 31%, de 24% em 2012, segundo números colectados pelo Quartz.

Jorge Costa e Miguel Fonseca da Automattic

Para a entidade patronal, também há vantagens. Uma empresa remota ou distribuída pode ir buscar talento sem fronteiras geográficas – como acontece na Automattic. Para Jorge é também uma questão de eficiência. Os colaboradores estão a trabalhar num sítio onde acham que são mais eficientes, uma vez que são medidos pela eficiência do seu trabalho, por aquilo que produzem. É do interesse deles trabalharem num sítio que incremente essa eficiência”, explica. No fundo, o modelo seguido pela Automattic é diferente da tradicional quantificação do trabalho por horas – importa se as tarefas foram cumpridas, não o horário porque este nem sequer existe. “A expectativa é que seja um emprego a tempo inteiro, mas isso não tem de corresponder necessariamente a 35 ou 40 horas por semana”, acrescenta Miguel. “Eu, por experiência, trabalho algumas vezes muito mais que isso, outras vezes menos. Tem a ver com os ciclos do produto que estou a desenvolver, às vezes os meus próprios ciclos.”

Ritmos pessoais

No fundo, tem tudo a ver com os ritmos de cada um. Miguel escreveu sobre isto no seu blogue. Cada pessoa tem um modo próprio de fazer as coisas e, quando trabalha numa empresa que lhe dá flexibilidade, pode ajustar o fluxo de trabalho aos seus ciclos e criar rotinas em consonância. Não está condicionado pela forma como a entidade patronal quer que as tarefas sejam desempenhadas – o tal horário 9-18, etc. Pode começar o dia com um café enquanto percorre os e-mails e o que ficou pendente do dia anterior, aproveitar o resto da manhã em casa, seguir à tarde para um jardim, fazer uma pausa longa nas últimas horas do dia e fazer uma maratona mais concentrado à noite. Mas pode também ter um ritmo mais constante ao longo do dia, deixando a noite para relaxar. Também é possível ter uma rotina diferente para cada dia. Mais importante o ritual não deve ser estático; deve, sim, ser optimizado ao longo do tempo para uma melhor motivação e concentração – numa lógica de tentativa e erro, de descoberta pessoal do que resulta melhor, potenciando isso.

“Como anedota pessoal, se eu tiver que trabalhar num problema profundo, que exige foco e que devo explorar sozinho, posso reservar tempo para ele à noite e trabalhar no final dela (até às 3 ou 4 da manhã), deixando tempo para relaxar e descansar à tarde. Normalmente consigo mais nessa sessão intensiva do que em alguns dias “regulares”. Seria ingénuo atribuir isso apenas à ausência de ruído e distracções que existe à noite. De facto, este é um padrão mental que eu – e certamente muitos outros noctívagos – já tenho vindo a experienciar desde a minha infância.” – Miguel Fonseca @ blogue

A flexibilidade laboral é um desafio tanto para quem gere uma empresa ou coordena uma equipa como para quem faz parte dela. Implica, enquanto trabalhadores, uma boa gestão de expectativas para com os outros para evitar conflitos. Não só é importante a equipa ou empresa que integramos saber quando pode contar connosco, como nós darmos-lhe a flexibilidade que ela nos dá. Depende, claro está, também da posição que tomamos, da responsabilidade que temos e da redundância que existe internamente (isto é, se existem ou não outras pessoas a fazer o mesmo que nós e capazes de resolver um problema mais ou menos urgente quando, por uma folga ou ausência, não estamos).

Confiança e diálogo

“É uma questão de confiança e respeito mútuo”, explica Miguel. “Tu retribuis à empresa a flexibilidade que esta te dá. Ainda hoje fizemos um lançamento do Gutenberg. É um sábado, não custa nada. Tu não te importas, a qualquer altura, se for precisa alguma coisa, estás disponível com todo o gosto porque noutras situações a empresa também não te impõe nada”, completa Jorge. Os dois explicam que nem todas as posições na Automattic têm a mesma flexibilidade: algumas são estruturadas por turnos por ser preciso garantir alguém sempre presente ou porque a tal redundância é menor. “Normalmente se uma pessoa falar com a sua equipa ou o responsável, dizendo que naquele dia não se está a sentir bem e precisa de descansar a cabeça, na maior parte dos casos não vai ser um problema. Há mais gente na equipa e a resposta vai ser para se pôr bom”, refere Miguel. “A equipa não és só tu e tenta-se evitar que haja um único ponto de falha, que o trabalho esteja dependente das tuas mãos. Às vezes faço só um relatório do que consegui não tanto por uma obrigação externa (de dar explicações), mas por uma transparência que já é automática.”

Para uma maior transversalidade do trabalho, é preciso um diálogo contínuo com os colegas, detalhando e documentando o que se produziu ou se está a produzir. “Acho que o facto de não haver esta rigidez – de teres de estar agora e a responder sempre no imediato – também leva a que muitas vezes tenhamos a prontidão de ajudar. Não estamos ali forçados, temos um certo sentido de equipa e de estarmos a trabalhar em conjunto no produto”, clarifica Miguel. O estar bastante presentes para os outros pode ajudar a combater eventuais ansiedades que resultem, por exemplo, de uma ausência pontual ou de uma falha que nos leve a responder mais tarde ou não estar presente numa dada circunstância, defraudando expectativas.

Miguel tem um MacBook personalizado com o logo do WordPress

Auto-gestão

Miguel e Jorge concordam que num trabalho à distância como o deles não existe tanto julgamento por parte de patrões ou de colegas, seja porque não estão a ver directamente o seu trabalho, seja porque não estão “controlar” quem saiu mais cedo ou ficou a fazer horas extra. “Se por exemplo tens de sair durante meia hora para tratar de um papel, sais e não falas com ninguém”, até porque, como explica Jorge, programador é uma profissão criativa e por isso é um trabalho assíncrono. “Não és julgado por essa meia hora. Cabe-te a ti compensar a equipa por esse tempo, mas não tens ninguém a pôr-te essa responsabilidade.”  Trabalhar remotamente exige um auto-controlo e uma gestão pessoal fora do comum. “Não há nada a preto-e-branco”, avisa Miguel. “Em situações normais, desaparecer por meia hora, uma hora ou o que seja, e não responder mensagens, não é necessariamente um problema, mas se estamos num contexto crítico, em que convém estarmos todos mais atentos às coisas, é… xunga, é este o termo.” Não há propriamente uma estrutura para recriminar essas falhas, diz, mas existe uma avaliação global dos outputs que cada pessoa produz.

“Na Automattic, temos um ditado que diz que ‘comunicação é oxigénio’. Queremos pessoas autónomas, mas não queremos Rambos que rastejam no pântano e desaparecem até que tenham terminado sua tarefa. Queremos pessoas que possam determinar o que trabalhar e possam encontrar as respostas por conta própria, mas que reconheçam e busquem o imenso valor da troca de ideias entre pares talentosos e articulados.” – Miguel Fonseca @ blogue

A Automattic avalia o desempenho de cada colaborador pelas tarefas que lhe foram incumbidas e cumpridas – até porque não são cobradas horas aos clientes. Pode ser diferente noutras empresas, mas nesta “o que interessa é que o produto esteja bom, tenha qualidade”, refere Jorge. “A Automattic dá uma confiança grande ao colaborador. Não faz micro-gestão, dia-a-dia, a ver se aconteceu ou não. É feito um mapa para ver se as coisas estão a progredir. Tu, enquanto colaborador, és uma entidade independente que tem outputs, mas cabe a ti fazer essa gestão.” Para os dois, medir o trabalho pelo que se produziu em vez de horas dispensadas é uma melhor estratégia. “Atrevo-me mesmo a dizer que uma empresa convencional deveria pensar mais como uma empresa distribuída.” Miguel diz isto não só por tudo o que foi falado ao longo desta conversa mas porque quando numa equipa onde há quem trabalhe à distância é importante criar histórico, “não só para quem não está no momento, mas para quem mais tarde queira revisitar alguma coisa ou para quem entra depois”.

“Por exemplo, eu e o Miguel estamos a falar. Quando são decisões que envolvem mais pessoas, não podemos baseá-las nessa conversa. Mesmo que estejamos fisicamente ao lado um ao lado do outro, essa conversa deve ser registada para a equipa que não está à nossa beira”, exemplifica Jorge. “É uma prática normal”, refere Miguel, mesmo para conversas que surgem espontaneamente online em plataformas que não são as oficiais.

Uma distinção importante que é preciso fazer antes de fecharmos este artigo é entre trabalho remoto e trabalho distribuído. O primeiro implica a existência de um ponto central, uma sede onde se encontram equipas fixas e/ou onde os restantes colaboradores da empresa podem deslocar-se num regime mais ou menos livre. Numa empresa remota o conhecimento, discussões e decisões, tanto formais como informais, têm lugar num escritório central ao qual os colaboradores podem aceder. Este cenário é válido para uma organização mais estruturada, mas também para uma start-up que esteja a começar numa garagem e tenha mais pessoal fora dessa localização. Na segunda dinâmica – o caso da Automattic –, não existe qualquer escritório e não há qualquer tendência, mesmo que involuntária, para centralizar algo.